Coordonnateur de projet (Voyages)

Lieu

Halifax - Wilkinson, Canada

Résumé du poste

Thales a un poste à pourvoir pour un Coordonnateur de projet (Voyages) qui participera à tous les aspects des déplacements des employés et des sous-traitants pour le projet, en assurant le suivi, l'approbation et la conformité de bout en bout. Agissant comme point de contact central, vous superviserez le processus de voyage, les demandes de voyage, les notes de frais de déplacement et la réconciliation des factures. De plus, vous fournirez un soutien complet en coordination de projet pour assurer la livraison efficace des objectifs du programme.

Exigence de conformité réglementaire

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect à du matériel, des logiciels ou des informations techniques contrôlés par la Liste de contrôle des exportations canadienne et/ou les règlements américains Export Administration Regulations (EAR). Tous les candidats doivent être éligibles ou en mesure d'obtenir l'autorisation nécessaire pour cet accès.

Principales responsabilités

• Suivre et conserver toutes les soumissions, approbations et documents pour toutes les Demandes d'approbation de déplacement (TAR) et les approbations de plan de voyage.
• Suivre tous les arrangements de voyage (domestiques/internationaux) pour les employés et sous-traitants.
• Examiner les demandes de voyage pour conformité au contrat et aux politiques gouvernementales avant approbation.
• Servir de contact principal pour toutes les questions et approbations liées aux voyages des employés, sous-traitants et de la direction.
• Examiner la liste en attente pour les factures de voyage et les rapprocher des TAR.
• Rapprocher les factures de voyage des sous-traitants pour en vérifier l'exactitude et la conformité au contrat et résoudre les écarts.
• Préparer les factures ou les demandes de remboursement et les pièces justificatives pour livraison au Canada.
• Vérifier et rapprocher les notes de frais de déplacement des employés.
• Ajouter les voyages approuvés à la réclamation (Claim).
• Préparer les rapports de dépenses de voyage pour la direction et le client.
• Fournir des formations sur les procédures de demande de voyage et la conformité en interne et en externe.
• Assurer la coordination de projet (planification, exécution, communication, suivi, résolution, documentation) selon les besoins.
• Examiner les budgets de voyage par rapport aux TAR approuvés et communiquer les écarts au client.
• Documenter et maintenir le processus de bout en bout pour les voyages.
• Maintenir le modèle de notes de frais de voyage des employés/sous-traitants et les instructions de facturation.

Qualifications minimales

Diplôme en administration des affaires ou équivalent.

• Minimum de deux à cinq ans d'expérience démontrée au cours des dix dernières années dans un rôle similaire.
• Solides aptitudes à la communication orale et écrite, y compris la préparation de rapports et de documents.
• Expérience en mobilisation des parties prenantes, internes et externes.
• Capacité à gérer et contrôler les dossiers et la documentation du projet.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, SharePoint, PowerPoint et JIRA.

Tous les candidats doivent pouvoir obtenir une habilitation canadienne NATO Secret et satisfaire aux exigences d'admissibilité du Programme d'enregistrement des biens contrôlés du Canada.

Qualifications préférées

• Expérience avec un système ERP est un atout.
• Expérience en environnement financier est un atout.

Exigences particulières du poste

Horaire : 40 heures par semaine / 5 jours par semaine.

Environnement : Rôle hybride - travail sur site et à distance.

Déplacements : Déplacements minimes requis.

Ce que nous offrons

Thales offre un vaste programme d'avantages sociaux pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, notamment :

• Assurances santé complémentaires, dentaire, HSA, assurance vie, AD&D, invalidité de courte durée, programme de soins du cancer, assurance voyage, Programme d'aide aux employés et programme de mieux-être payés par l'entreprise.
• Plans d'épargne-retraite (REER, DCPP, CELI) avec contribution de l'entreprise et contrepartie au DCPP, sans période d'acquisition.
• Jours fériés payés, congés annuels et congés maladie payés.
• Assurances volontaires vie, AD&D, maladies graves, invalidité de longue durée.
• Rabais employés pour la maison, l'auto et l'abonnement à une salle de sport.

La fourchette de rémunération cible totale (TTC) de référence pour ce poste, incluant le salaire de base annuel et la composante variable, est de Total Target Cash 50,000.00 - 65,000 CAD par an.

Pourquoi nous rejoindre ?

Dites bonjour et en savoir plus sur le travail chez Thales (vidéo disponible).

Utilisation de l'IA dans le recrutement

Nous utilisons des outils à base d'intelligence artificielle dans notre processus de recrutement pour soutenir des activités telles que la découverte de candidats, la mise en correspondance des CV et la planification des entretiens. Ces outils peuvent aider à présélectionner et évaluer les candidatures et à recommander des correspondances potentielles en fonction des exigences de l'annonce. Toutes les décisions d'embauche, y compris l'évaluation, la sélection et le classement des candidats, sont prises par des recruteurs humains. L'intelligence artificielle ne prend pas de décisions d'embauche pour nous.

Thales est un employeur offrant l'égalité des chances, valorisant la diversité et l'inclusion, et s'engage à fournir des aménagements à toutes les étapes du processus d'entretien. Les candidats sélectionnés pour un entretien qui nécessitent des aménagements sont priés de le signaler ; ces informations seront traitées de manière confidentielle et utilisées uniquement pour garantir une expérience de candidature accessible.

Ce poste nécessite l'accès à des éléments ou des informations contrôlés par la Liste de contrôle des exportations canadienne, le Programme des biens contrôlés du Canada, le Programme de sécurité industrielle canadien, les règlements américains ITAR et/ou EAR. Tous les candidats doivent être éligibles ou en mesure d'obtenir l'autorisation requise, y compris l'admissibilité au Programme des biens contrôlés du Canada et la capacité d'obtenir une habilitation canadienne NATO Secret.