Réceptionniste

Lieu : Ottawa, Canada

Dans des marchés en évolution rapide, les clients du monde entier comptent sur Thales. Thales est une entreprise où des personnes de divers horizons partagent des idées et s'inspirent mutuellement. Dans l'aérospatiale, les transports, la défense, la sécurité et l'espace, nos architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent l'avenir possible.

Depuis des décennies, Ottawa est un leader technologique mondial. Le bureau de Thales à Ottawa est un fournisseur important et un partenaire de longue date du MDN, aidant les Forces armées canadiennes et la Garde côtière canadienne à accomplir leurs missions.

Exigences de conformité réglementaire

• Accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels, à la technologie ou aux données techniques contrôlés par la Liste de contrôle des exportations canadienne, l'ITAR ou l'EAR.
• Exigence d'une évaluation positive des Biens contrôlés, le personnel ayant un accès direct aux éléments contrôlés par le Programme canadien des biens contrôlés.
• Obligation d'obtenir et de maintenir une habilitation de sécurité au niveau NATO Secret.

Résumé du poste

La ou le Réceptionniste fournira une gamme de services administratifs pour les événements se déroulant dans un grand espace de collaboration, y compris la coordination du service traiteur, la planification des salles de réunion et la gestion des visiteurs. Le poste implique des interactions à différents niveaux de l'organisation et avec des clients externes, et nécessite d'excellentes compétences en communication.

La ou le Réceptionniste assurera également la couverture de l'accueil : accueillir les visiteurs, configurer et distribuer les badges de sécurité, et veiller à ce que tout le personnel et les visiteurs entrent dans l'immeuble conformément aux exigences de sécurité.

Principales responsabilités

• Accueillir les visiteurs, vérifier une pièce d'identité avec photo, consigner dans le registre des visiteurs, distribuer le badge de sécurité approprié et informer la personne ou le service hôte.
• Coordonner, suivre, valider et surveiller l'accès des visiteurs via le système de gestion des visites.
• Distribution du courrier entrant.
• Respecter les politiques et processus de l'entreprise et maintenir les systèmes de classement électroniques, y compris l'enregistrement, la conservation et l'élimination.
• Travailler avec des outils internes et externes tels que JIRA et SharePoint pour gérer les activités.
• Collaborer étroitement avec l'équipe de sécurité pour garantir le plus haut niveau de conformité en matière de sécurité.
• Soutenir les événements sur site, réunions, formations et activités d'équipe en réservant les espaces, en coordonnant les commandes de traiteur, en facilitant les paiements et en suivant les détails.
• Gérer les priorités concurrentes tout en soutenant plusieurs initiatives.

Qualifications minimales

• Expérience préalable en service à la clientèle et/ou dans un rôle similaire.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Attention aux détails.
• Intérêt pour travailler dans un environnement dynamique offrant des possibilités d'évolution.
• Capacité à travailler de façon autonome.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.

Qualifications préférées

• Bilinguisme anglais et français.

Exigences particulières du poste

Horaire : 8 h–17 h, du lundi au vendredi.

Rémunération

La fourchette de référence du Total Target Compensation (TTC) pour ce poste, incluant le salaire de base annuel et la cible de rémunération variable, est de Total Target Cash (TTC) 40 000 $ - 45 000 $ CAD par an.

Cette fourchette sert de référence générale du marché. Le positionnement dans cette fourchette dépend de facteurs tels que le parcours professionnel, les compétences et la performance de l'employé, le budget salarial annuel, les exigences du programme client et l'équité interne. Thales peut offrir des avantages supplémentaires ou d'autres formes de rémunération selon des circonstances non liées au statut protégé d'un candidat.

Processus de recrutement

Nous utilisons des outils assistés par l'intelligence artificielle dans notre processus de recrutement pour des activités comme la recherche de candidats, l'appariement de CV et la planification d'entretiens. Ces outils peuvent aider à filtrer et évaluer les candidatures et recommander des correspondances potentielles en fonction des exigences du poste. Toutes les décisions d'embauche, y compris l'évaluation, la sélection et la décision finale, sont prises par des recruteurs humains. L'intelligence artificielle ne prend pas les décisions d'embauche à notre place.

Avantages

• Couverture santé complémentaire, dentaire, HSA, assurance vie, AD&D, assurance invalidité à court terme, programme de prise en charge du cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de bien-être payés par l'entreprise.
• Plans d'épargne-retraite (REER, DCPP, CELI) avec contribution de l'entreprise et contrepartie pour le DCPP, sans période d'acquisition.
• Jours fériés payés, congés annuels et congés de maladie payés.
• Assurances volontaires : vie, AD&D, maladie grave et invalidité de longue durée.
• Rabais employés sur l'habitation, l'automobile et les abonnements au gym.

Thales est un employeur garantissant l'égalité des chances et valorisant la diversité et l'inclusion. Thales fournit des accommodements pour l'ensemble du processus d'entrevue; les candidats qui nécessitent un accommodement sont invités à le signaler lors de l'invitation à l'entretien. Les informations relatives aux accommodements seront traitées de façon confidentielle et utilisées uniquement pour offrir une expérience de candidature accessible.

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou aux informations techniques contrôlés par la Liste de contrôle des exportations canadienne et/ou les Règlements d'administration des exportations des États-Unis (EAR). Tous les candidats doivent être éligibles ou capables d'obtenir l'autorisation nécessaire pour cet accès.